Tips dan Trik Penggunaan Microsoft Excel

Beberapa Tahapan Awal Menggunakan Microsoft Excel 2007

---

Memulai Microsoft Excel 

Seperti sudah dibahas pada update sebelumnya mengenai Cara Memulai Microsoft Excel, Ada beberapa cara untuk memulai Microsoft Excel, berikut adalah salah satu cara yang paling sering digunakan.
• Klik Start, pilih Program.
• Cari menu item Microsoft Office 2007, kemudian klik Microsoft Excel.
• Tunggu beberapa saat hingga muncul halaman kerja Microsoft Excel 2007.

Lingkungan Kerja Microsoft Excel

Untuk bekerja secara optimal dalam Microsoft Excel, anda harus mengenal lebih terdahulu lingkungan kerjanya sehingga hasil yang diharapkan memuaskan. Apabila anda telah berhasil menjalankan Microsoft Excel seperti langkah-langkah diatas, maka Anda akan melihat tampilan seperti berikut.



Lembar Kerja Microsoft Excel 2007

Bagian	Penjelasan
Judul Window	Judul window (window title) terletak pada baris paling atas, yang menampilkan tulisan Microsoft Excel dan nama Workbook yang sedang aktif.
Office Button	Fitur yang baru didapat di Office 2007 yang berfungsi menggantikan menu File dan berlokasi di pojok kiri atas. Didalamnya berisi perintah-perintah standar seperti Open, Save, Print. Selain itu juga berisi perintah baru seperti Finish, Publish. Incpect Document.
Tab Sistem Menu	Sistem menu (menu system) merupakan sarana yang disediakan oleh Microsoft Excel untuk melakukan komunikasi antara pemakai dengannya.
Ribbon	berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Tab Sistem Menu.
Penggulung Sheet	Untuk melihat worksheet yang tidak tampak di layar anda dapat memanfaatkan penggulung sheet. Ada 2 macam penggulung sheet, yaitu penggulung vertikal (vertical scroll bar) untuk melihat sheet yang panjang ke bawah, dan penggulung horisontal (horizontal scroll bar) untuk menampilkan data yang melebar ke samping.
Baris Formula	Baris formula (Formula bar) menyajikan 3 informasi, yaitu : · Pada kotak paling kiri (name box) menampilkan informasi tentang alamat atau nama dari sel atau range · Tanda sama dengan (=) dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki formula (rumus) · Informasi paling kanan menampilkan isi dari suatu sel yang sedang
Judul Kolom	Judul kolom (column heading) merupakan nama kolom yang dimulai dari huruf A, B, C sampai Z kemudian sampai IV dengan total jumlah kolom sebanyak 256 (28) kolom.
Nomor Baris	Nomor baris (row number) dimulai dari nomor 1 sampai 65536 (216) Baris.
Baris Status	Baris status (status bar), menampilkan informasi yang berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh Microsoft Excel dan status keyboard.
Tab Sheet	Standarnya (default), Microsoft Excel menyediakan 3 sheet. Sheet sering disebut dengan worksheet (lembar kerja), sedangkan kumpulan dari beberapa worksheet dinamakan workbook (buku kerja).
Penunjuk Sel	Penunjuk sel (sel pointer) digunakan untuk memberitahu Microsoft Excel dimana suatu aktivitas akan dilakukan, seperti memasukkan data, memformat sel, melakukan perhitungan dan sebagainya.

Tipe-tipe Data

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3, yaitu label, numerik dan formula.

Label      :	Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbul dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.
Numerik :	Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai mahasiswa dan sebagainya.
Formula :	Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet penjualan barang dan sebagainya.






Contoh Tipe Data Microsoft Excel

Untuk mempermudah penjelasannya, silahkan perhatikan gambar diatas, tulisan Panjang, Lebar dan Total yang berada pada sel A3, dan A4 merupakan data bertipe label. Sementara angka 6 (nilai panjang) dan 5 (nilai lebar) adalah data bertipe numerik. Angka 30 (nilai total) merupakan hasil perkalian dari panjang dan lebar (nilai B3 kali nilai B4).  Data terakhir ini beritipe formula. Nah sekarang sudah tau bedanya kan, mana tipe data yang menggunakan Label, Numerik dan Formula.

Workbook (Buku Kerja) 

Pada saat memulai Microsoft Excel, secara standar (default) Microsoft Excel memunculkan sebuah buku kerja (workbook) baru bernama Book1, agar Kita dapat melakukan berbagai aktivitas pada lembar kerja (worksheet). Walaupun demikian, bila diperlukan Kita dapat melakukan beberapa hal berkaitan dengan buku kerja tersebut antara lain :

• Membuat Buku Kerja (Workbook)

Untuk membuat workbook, caranya sangat mudah sekali, tinggal Klik Office Button pilih New, nanti akan muncul tampilan baru pada area Blank And Recent pilih Blank Workbook baru klik di area Create di pojok kanan bawah, maka Anda sudah berhasil membuat lembar kerja baru, sedangkan jika Anda ingin lebih cepat lagi tinggal tekan kombinasi tombol CTRL+N maka workbook baru akan langsung terbuka.

• Menyimpan Buku Kerja

Worksheet yang telah dibuat perlu disimpan untuk dapat digunakan di kemudian hari. Untuk menyimpan Workbook, silahkan ikuti langkah-langkah berikut :

1. Klik Office Button, kemudian pilih Save. Kotak dialog save as akan muncul seperti gambar di bawah ini.



Kotak Dialog Save As Microsoft Excel

2. Tentukan tempat penyimpanan data anda pada Combo Box Save In bagian atas.
3. Beri nama file pada kotak isian File Name.
4. Klik tombol Save, untuk mengakhiri penyimpanan

Note: Save as type menyatakan format file. Ini berarti anda dapat menyimpan data anda dengan format selain Microsoft Excel. Hal ini penting bila anda ingin mengolah data di Microsoft Excel, tetapi memperbaiki atau mencetaknya di program spreadsheet yang lain (misalnya Versi Excel 1997 - 2000, Lotus, Quatro Pro dll).

• Menutup Buku Kerja

Untuk menutup workbook anda dapat menggunakan Office Button kemudian dilanjutkan dengan memilih Close. Seringkali muncul pesan sebagai berikut :

Kotak Dialog Penyimpanan MS Excel

Pertanyaan tersebut berarti ada sebagian atau seluruh data yang anda buat belum disimpan. Ada tiga pilihan, yaitu Yes berarti anda menyimpan perbaikan atau perubahan Worksheet yang anda buat, No menyatakan tidak menyimpan, dan Cancel berarti anda tidak jadi menutup Workbook tersebut.

• Membuka Kembali Buku Kerja

Workbook yang telah disimpan dapat ditampilkan kembali untuk diedit atau dicetak kapan saja. Membuka workbook dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 

1. Klik Office Button kemudian diteruskan dengan memilih Open. Maaka Kotak dialog membuka Workbook akan muncul seperti pada gambar dibawah ini.



Kotak Dialog Membuka Workbook





Pilih nama file yang akan dibuka, kemudian klik Open.

Note: Jika file tidak ada, cari lokasi penyimpanannya pada kotak Look in: kemudian klik Directories atau Drives, di mana file yang akan dibuka berada.

Cara Keluar dari lembar kerja Microsoft Excel 2007

Bila Anda sudah selesai membuat atau memperbaiki workbook dan ingin keluar dari Microsoft Excel, Anda dapat menggunakan Office Button kemudian pilih Close atau dengan mengklik tanda silang yang ada pada ujung kanan atas layar. Bila muncul pesan bahwa workbook tersebut belum disimpan, gunakan prosedur yang yang sudah dijelaskan diatas.
 

Rumus Excel 1 ( penjumlahan / pengurangan / pembagian / perkalian )

Di tahap pertama (awal) ini kita akan belajar rumus dasar Excel yaitu mengenai penjumlahan, pengurangan, pembagian dan perkalian. Agar lebih mudah dalam memahami rumus dasar Microsoft Excel ini, saya akan memberikan contoh yang bisa langsung Anda coba / praktekkan.

Pada percobaan kali ini, kita akan melakukan menghitung penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian pada kolom E, F, G, H. Jadi rumus Excel yang akan kita gunakan nantinya adalah seperti ini :

• Rumus Penjumlahan adalah =C5 + D5 (ketik pada cel E5)
• Rumus Pengurangan adalah =C5 - D5 (ketik pada cel F5)
• Rumus Perkalian adalah =C5 * D5 (ketik pada cel G5)
• Rumus Pembagian adalah =C5 * D5 (ketik pada cel H5)

Jika Anda memasukkan rumus dengan benar, maka hasil yang didapat juga akan benar, contohnya seperti gambar dibawah ini.

Ada tips / trik Microsoft Excel yang patut untuk Anda ketahui, dimana kita tidak perlu mengetikkan satu per satu rumus pada setiap cel, yaitu dengan cara men-drag kotak berwarna hitam ke arah bawah (vertikal) atau ke arah samping (horisontal). Lebih jelasnya silahkan perhatikan screenshot dibawah ini.

Rumus Excel 2 ( sum / average / max / min / count )

Rumus Excel yang kedua ini sebenarnya sudah bisa Anda pahami dari namanya saja bukan ? karena memang pada dasarnya rumus di Excel hampir semuanya mengunaan bahasa inggris jadi tidak susah untuk menghafal / memahaminya. Namun, saya tetap akan menjelaskan kelima fungsi rumus tersebut.

• SUM : rumus excel untuk mencari jumlah isi data pada range tertentu
• AVERAGE : rumus excel untuk mencari nilai rata-rata dari suatu range
• MAX : rumus excel untuk mencari nilai tertinggi dari suatu range
• MIN : rumus excel untuk mencari nilai terendah dari suatu range
• COUNT : rumus excel untuk mencari banyaknya data dari satu range

Agar lebih jelas ada baiknya kita langsung masuk ke dalam contoh saja. Agar rumus lebih komplit dan nyambung, maka kita akan menggunakan data pada Rumus Excel 1.

Yang akan kita lakukan disini adalah menjumlahkan, mencari rata-rata, mencari nilai tertinggi, mencari nilai terendah dan menghitung banyaknya data secara masal dari cel E5 sampai E9.

• Rumus SUM : di sel E10 ketik =SUM(E5:E9)
• Rumus AVERAGE : di sel E11 ketik =AVERAGE(E5:E9)
• Rumus MAX : di sel E12 ketik =MAX(E5:E9)
• Rumus MIN : di sel E13 ketik =MIN(E5:E9)
• Rumus COUNT : di sel E14 ketik =COUNT(E5:E9)

Setelah Anda memasukkan rumus diatas, maka hasil yang akan didapat akan seperti ini. Jika mungkin terjadi error silahkan cek kembali apakah rumus yang Anda masukkan sudah benar atau belum.

Catatan Penting : Setelah memasukkan rumus klik Enter, dan jangan klik cel, karena hal tersebut dapat merubah rumus yang Anda tulis.